|
ЗАЧЕМ И КАК |
|
Выпуск 88 13 июня 2006 г. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА "РАБОЧИЙ МЕСЯЦ РУКОВОДИТЕЛЕЙ" Будем составлять график сразу для главного врача и его заместителей, ведающих медицинским вопросами. Для каждого возьмём лист миллиметровой бумаги. По левому краю отложим (с запасом) шкалу времени от 7-00 до 18-00 с шагом в 15 минут. На каждые 15 минут отведём 5 мм. Затем разделим лист на 5 вертикальных полос соответственно 5 неделям месяца. На каждую полосу отведём по 6 см и озаглавим их по порядку: "1-ая неделя", "2-ая неделя" и т.д. Озаглавим и графы в каждой полосе - от понедельника до субботы. Теперь возьмём подготовленные листы и начнём отображать на них деятельность руководителей.. Их утро в условиях автоматизации (а "График" предлагается именно для автоматизированной системы управления) начинается ознакомлением с ежедневной сводкой больницы. К 8 утра она уже готова - значит на каждом листе можно провести сплошную, через все дни, полосу от 8-00 до 8-15 и написать на ней - "Ознакомление с ежедневной сводкой". Сводка может говорить о необходимости безотлагательной реакции на те или ине события. Если заместители осуществляют эту функцию, зайдя к главному врачу, они тут же договариваются, что именно возьмёт на себя каждый. Тогда наименование функции дополняется фразой "Распределение реакции на сводку". Теперь, если речь идёт о стационаре, очень советую использовать функцию "Посещение рапорта в отделении". Каждый из руководителей заходит в любое из отделений на утренний рапорт (предполагается, что по распорядку дня рапорт в отделениях проводится с 8-15 до 8-30). Такие визиты полезны для обеих сторон: сама возможность появления главного врача или его заместителя на рапорте оказывает немалое тонизирующее воздействие на отделения, руководителям же больницы полезно увидеть своих сотрудников в один из ключевых моментов рабочего дня. Очередная опорная точка графика - "Рапорт дежурных врачей". Под него на всех листах отводится одна и та же 15-минутная полоса в зоне между 9 и 10-ю часами. Нет смысла принимать рапорт раньше - основные сведения главный врач уже получил из сводки, а дежурным врачам не следует пропускать начало рабочего дня в своих отделениях, близ своих больных. Это тем более существенно, если рапорт дежурных врачей принято проводить в виде краткой врачебной конференции. Следующая непременная функция у каждого руководителя - "Приём посетителей". По ряду наблюдений знаю, что лучший способ справиться с нею - сделать её ежедневной у каждого, да ещё дважды в день (не пугайтесь!). Дважды так, чтобы удобно было и сотрудникам ночной смены и тем, кто работает днём. Но оба раза - только по 30 минут. И предусмотреть, чтобы время приёма у руководителей не совпадало: нельзя к одному - можно к другому. При такой организации посетители удовлетворены с избытком, а отведенное для них время никогда не занято ими полностью. "Пустоты" руководитель спокойно использует для работы с документацией, зато в любое другое время посетители не будут отрывать его от дел - теперь об этом успешно позаботится секретарь. Далее, надо договориться о 2-часовой полосе "Нерегламентированного времени" в такой зоне каждого дня, которая охватывала бы обеденный перерыв. Полезно сделать эти полосы у главного врача и его заместителя не вполне совпадающими. Наконец, последние 15 минут каждого дня надо отвести на "Подготовку к регламентированным разделам следующего дня", а предпоследние 15 минут - на "Нерегламентированное время". При желании это позволит главному врачу и его заместителям в конце дня сойтись вместе, чтобы поделиться появившейся за день информацией и планами. После того, как отражены общие ежедневные дела, перейдём к тому, что делается в недельном или в месячном ритме. Раз в неделю (допустим, по средам) главный врач собирает у себя "аппарат" - своих заместителей и руководителей подразделений. Значит, в графе для каждой среды на всех листах должно быть отмечено время этого "Аппаратного совещания", обычно 30 минут. 15 минут нерегламентированного времени после аппаратного совещания позволят главному врачу задержать кого-то из участников для частной беседы. Как правило, раз в месяц проводится в учреждении "Врачебная конференция", а ещё один раз - конференция для разбора летальных исходов, клинико-анатомическая. На каждую надо выделить полтора или 2 часа: например, во 2-й и 4-й вторник, в такие часы, которые согласуются с распорядком работы лечащих врачей. Обведём на графиках соответствующие прямоугольники и подпишем их. Конференция может немного затянуться, после неё может возникнуть необходимость обмена менениями с тем или иным сотрудником. Поэтому сразу после конференции планировать очередную конкретную встречу нельзя - надо предусмотреть 15 минут "нерегламентированного времени". Аналогичным образом надо определить неделю, день и час для каждого из тех общественных мероприятий, в которых должен принимать участие если не главный врач, то его заместитель. Есть ещё и регулярные функции, которые состоят в общении с внешними организациями. У главного врача их больше, у заместителей меньше, но все надо разместить на графике. Иной раз при этом надо договориться с таким организациями о соблюдении определённого ритма, о выделении фиксированного времени для контактов. Полезно информировать вышестоящих руководителей, что именно для них у главного врача и его заместителей выделены полосы нерегламентированного времени, и попросить именно этим временем пользоваться для общения. Посмотрим, что получилось. Все общие функции главного врача и его заместителей по медицинским вопросам синхронизированы между собою, с общебольничными мероприятиями и внешними заботами. Остаётся заполнить график функциями, специфичными для каждого из руководителей в отдельности. Прежде всего это "Решение проблем" с ближайшими помощниками: с заместителем по хозяйственной части, главным бухгалтером и экономистом. На каждую такую встречу в графике главного врача надо выделить один и тот же для всех дней 15-минутный интервал. Удобно, если они следуют один за другим в одной и той же последовательности. Вставлять между ними "нерегламентированное время" не нужно, никаких заминок здесь не бывает (тут уж точно хозяин - барин). Сюда же надо причислить функцию "Документы на подпись". Теперь надо определить время для "Решения проблем" с каждым из руководителей подразделений больницы: клинических отделений, поликлиники, диагностических служб, аптеки, пищеблока. Сюда же надо отнести проблемы главной медицинской сестры, оперативного отдела, кабинета медицинской статистики и проч. Опека за перечисленными объектами распределяется между главным врачом и его заместителями, поэтому раз в месяц каждое подразделение вполне можно обеспечить начальственным визитом. Для этого отводится 30-минутная полоса, в которой такой визит для каждого объекта фиксируется в определённый день одной из 4 недель. Что касается заведующих киническими отделениями, то для них отводится ещё одна (на этот раз 15-минутная) полоса, где для каждого заведующего определяется один день месяца, когда он встречается со своим шефом, но уже в кабинете последнего. Смысл двух встреч в том, что при первой удобно обсуждать текущие проблемы отделения, а при второй - задачи, которые перед отделением ставит руководство. Надо подумать ещё о пятой неделе. Она всегда неполная, а в феврале вообще отсутствует. Ежедневные функции на неё распространяются, а еженедельные и ежемесячные - нет. То, что на пятой неделе не занято ежедневными функциями, удобно использовать для мероприятий, осуществляемых раз в квартал или полугодие (например, общее собрание, совет медсестёр, проблемы санитарно-дезинфекционной службы и т.п.). Надо только вместе с наименованием функции указать номер соответствующего месяца. Наконец, в оставшихся сводобными прямоугольниках каждого графика надо написать "Нерегламентированное время". Теперь графики готовы. Они включают в себя все функции руководителей, заранее предполагающие те или иные контакты. Они чётко распределяют эти функции между руководителями, удобны для всех, кого касаются, и исключают накладки. Для функций другого рода, требующих индивидуальной работы, для непредвиденных дел, а также в качестве необходимого буфера между разными занятиями в графиках предусмотрено "нерегламентированной время". Такие графики, сопряжённые друг с другом и с внутренним распорядком работы подразделений, обеспечивают надёжность и ритмичность всех функций управления учреждением во всех его звеньях. Средство обуздания текучки готово. Но не миллиметровку же держать перед глазами главного врача. Нужен ещё один этап изготовления графиков, чисто технический. Руководствуясь графиком на миллиметровке, надо содержание каждого дня каждой недели нанести на отдельную карту, лучше всего - на перфокрту формата К4. Карта разделяется на горизонтальные полосы, соответствующие задачам дня. На каждой полосе - наименование функции и время начала и окончания её выполнения. Картотека из 30 карт будет стоять перед руководителем: карта сегодняшнего дня помещается впереди, карта вчерашнего - в её конце. Конечно, не только составление графика, но и его использование должно осуществляться по некоторым правилам. Конечно, и составление, и использование можно автоматизировать. Конечно, в системе управления лечебно-диагностическим процессом они автоматизированы. Обо всём этом - в следующий раз. |