|
ЗАЧЕМ И КАК |
|
Выпуск 89 20 июня 2006 г. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКА "РАБОЧИЙ МЕСЯЦ" Использование графика "Рабочий месяц", как и всякого инструмента, предполагает соблюдение некоторых простых правил. К началу месяца надо правильно расставить карты. Месяц может начинаться не с первого понедельника, а с любого другого дня первой недели. Соответственно, в начале месяца карты в каждой неделе надо так и расположить. Картотека должна не лежать, а стоять и вообще заменять собою блокнот для пометок о предстоящих делах (в полосах "нерегламентированного времени"). Пометки делаются карандашом, а потом стираются. Все, с кем руководитель регулярно общается в том или ином ритме, должны знать установленное для них время встреч и соблюдать его. К визиту руководителя в подразделение заведующий должен быть готов и свободен от других дел. Чтобы войти в кабинет руководителя в назначенное время, не надо спрашивать разрешения у секретаря. Не надо договариваться о встречах по телефону. Нельзя отменять или переносить регламентированные встречи. График должен быть надёжной точкой опоры для всех. И конечно, первый, кто обязан его соблюдать, - сам руководитель. "Точность - вежливость королей". Отдельный интерес представляет использование "нерегламентированного времени". Одна часть его уходит на затянувшиеся сверх намеченного контакты, другая - на непредвиденные встречи. Наконец, третья - это тот резев времени, который можно употребить по своему усмотрению. Его удобно использовать для периодического ретроспективныого анализа работы, для обдумывания и планирования тех или иных предстоящих мероприятий, для знакомства с литературой, для работы над докладом, отчётом и проч. 2-й экземпляр каждого графика, каждой картотеки имеет смысл вручить секретарю. Тогда секретарь сможет компетентно отвечть на вопросы о возможности встретиться с руководителем или переговорить с ним по телефону, сможет защитить все деловые встречи от ненужных вторжений, строго соблюдая простое правило: в нергеламентированное время телефон руководителя доступен всем, а в остальное - никому. График позволяет положить конец неопределённым ответам вроде "Перезвоните позднее", "Когда будет, не сказал" и т.п. График может сыграть роль хорошего плацдарма при защите времени руководителей от беспорядочных вторжений сверху. В далёкие времена, когда городской больницей Улан-Удэ руководил мой единомышленник Александр Батуевич Ербактанов, я был свидетелем поучительной истории. Главный врач явился со своим графиком в ЦК компартии Бурятии и объяснил чиновникам, что в определённые дни и часы он всегда в их распоряжении, а в остальное время в их же интересах его не трогать. Подействовало. График произвёл впечатление, даже появилось желание себе сделать такой же. Что касается желаний, то тем дело и кончилось, но с таким организованным главным врачом стали считаться больше, чем до того. Конечно, время от времени график надо изменять, приводить в соответствие с развитием учреждения, меняющимися задачами. Такая необходимость возникает очень редко, но не исключена. Ничего трудного в этом нет, надо только вносить изменения одновременно во все графики и заново перепечатывать картотеки. Впрочем, при автоматизации графика никакой перепечатки не нужно. А автоматизация непременно напрашивается, если уж автоматизирован сам лечебно-диагностический процесс. Автоматизированный график "Рабочий месяц" включен в виде самостоятельной функции в программный комплекс "Управление стационаром". Так как каждый руководитель настраивает этот комплекс на себя, на свою должность и фамилию, то и график выдаётся на экран свой. Одновременно можно посмотреть, что в одно и то же время делают все руководители. Номер текущей недели и сегодняшний день недели определяются автоматически, так что пользователю об этом заботиться не надо. Программа руководствуется сегодняшней датой, но при желании можно вызвать на экран и график любого другого дня. Заметки на графике можно делать прямо в экранной форме, с клавиатуры. То, что выводится на экран, можно и напечатать. Тогда сегодняшний листок будет лежать на столе. Особенно это удобно секретарю. Но возможен и другой вариант: у секретаря устанавливается комплекс "Управление" - и всё у него на экране. Остаётся рассказать, как автоматизировано составление графика. Оно осуществляется сначала на центральном компьютере в кабинете медицинской статистики. Здесь составляется исходный стандарт. Составителю предлагается шкала времени и справочник стандартных функций руководителя (от ознакомления с утренней сводкой до заседания научных обществ и контактов с департаментом здравоохранения). Эти функции щелчком вставляются в соответствующие дни и часы. Затем из общего стандарта для каждого руководителя готовится его собственный график. Руководитель, получая первоначальный вариант, вносит в него свои поправки. Помимо стандартных функций он может добавить и свои специфические заботы. Окончательные варианты помещаются на сервер или передаются в центр на дискете. Если Вы, читатель, располагаете демо-версией программы "Управление стационаром", то, вероятно, не увидите на первом экране приглашения "F5 - График РАБОЧИЙ МЕСЯЦ". Это приглашение появится, когда Вы сделаете график. А функция составления графика находится в разделе "Вспомогательные процедуры". Там Вы сможете ознакомиться и со справочником стандартных функций, и с прочими премудростями. Вот и всё о том, как руководители могут справиться с пресловутой текучкой. Справиться можно. Было бы желание. |